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Mind the Gap! Documentation as “missing link” in the ICOM definition of museum. Paper zur 2014 Annual Conference of CIDOC "Access and Understanding – Networking in the Digital Era", 06.-11. September 2014 in Dresden

  • The ICOM Statutes of 2007 define the museum as an institution that acquires, conserves, researches, communicates, and exhibits the tangible and intangible heritage of humanity. What is missing in this catalogue of tasks – and consequently in the definition – is documentation. This is important to notice as documentation is what can be called the “missing link” between the museum’s five central assignments. This can be visualized by the following illustration [...]: The diagram shows that documentation is the fundamental task that serves as a foundation for all other assignments to the museum. This fact is quite well-known to the staff responsible for the collection management system. However, it is obviously not in the focus of attention of the other museum departments. Especially when planning personnel and budget for both projects and routine activities, the important role of documentation is often neglected. Consequently, it is essential to reconsider its function and significance for the daily museum work as a cross-sectional task. A clearly structured collection documentation can be used for many purposes inside and outside the museum. How would museum work look without documentation? The answer is obvious. Gaps in knowledge where ever you look and objects without contextualizing information. As CIDOC rightfully states: “Documentation is essential to all aspects of a museum’s activities. Collections without adequate documentation are not true "museum" collections.”
  • Mind the Gap! Dokumentation als “missing link” in der ICOM-Definition von Museum. Die ICOM-Definition für Museum zählt folgende Aufgaben für diese Institution auf: Bewahren, Forschen, Vermitteln und Ausstellen. In dieser Aufzählung fehlt – quasi als „missing link“ diejenige Aufgabe, die für alle anderen sowohl die Grundlage als auch das Bindeglied bildet: die Dokumentation. Dies ist zwar in den Fachabteilungen für Sammlungsdokumentation hinreichend bekannt, scheint aber außerhalb dieser Abteilungen nicht immer im Fokus des Bewusstseins zu stehen. Insbesondere bei der Budget- und Personalplanung von Projekten wird dieser Aspekt gerne stiefmütterlich behandelt. Dieser Umstand macht es erforderlich, die Rolle der Dokumentation zwar nicht neu zu bewerten, aber ihre Bedeutung für die Museumsarbeit in Erinnerung zu rufen und im Bewusstsein zu verankern. Denn alle anderen Arbeitsbereiche fußen auf der Dokumentation und alle neuen Erkenntnisse werden dort festgehalten und für die wissenschaftliche Arbeit zugänglich gemacht. Gerade in der praktischen Museumsarbeit wird die grundlegende Rolle der Dokumentation als alles verbindender Link deutlich, denn wie sähen Ausstellungen, Leihverkehr, Restaurierung, Publikation, Vermittlungsarbeit und Online-Präsentationen ohne sie aus? Die Antwort ist offensichtlich: Leerstellen wo man hinschaut, weil man nur Objekte hat, aber keine sinnstiftenden Informationen über sie. In einem solchen Szenario könnten Museen ihrer Aufgabe als verlässliche Wissensanbieter in der Informationsgesellschaft nicht nachkommen und würden ihre gesellschaftliche Relevanz verlieren.

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Metadaten
Author: Jens M. LillGND, Werner SchweibenzGND
URN:urn:nbn:de:bsz:576-opus-11607
Document Type:Conference Proceeding
Language:English
Date of Publication (online):2014/10/21
Release Date:2014/10/21
Tag:collection management system; definition; object documentation
GND Keyword:Museumsdokumentation; Dokumentation; Sammlungsverwaltung; Methode
Source:https://cidoc.mini.icom.museum/archive/past-conferences/2014-dresden/
Catalogue entry:1659383420
Zitierlink:https://swop.bsz-bw.de/1002
Licence (German):License LogoUrheberrechtlich geschützt