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Use your head to save your feet. Strategies and guidelines for documentation applied by MusIS – The South-Western German Museum Network. Paper zur 2014 Annual Conference of CIDOC "Access and Understanding – Networking in the Digital Era", Dresden, September 6-11, 2014

  • Since the mid 1990s, MusIS (Museum Information System), a service of the Library Service Centre Baden-Wuerttemberg (Bibliotheksservice-Zentrum Baden Württemberg BSZ) runs a documentation network for museums. Among the members are the State Museums of the federal state of Baden-Wuerttemberg and several larger and smaller institutions from other branches. MusIS hosts a wide range of services for museum documentation and management. An important goal of the network is to create high quality documentation in a consistent form that can be used for multiple purposes inside and outside the participating museums. In order to achieve this goal, MusIS established a set of strategies and guidelines for quality control in museum documentation: - Quality measures during data migration - Consulting in documentation - Application of controlled vocabulary - Rules for entering data from index cards or inventory catalogues - Data revision These measures, techniques, and strategies lead to a certain degree of consistency and quality of data and documentation.
  • Erst denken, dann handeln. Dokumentationsstrategien und -richtlinien im MusIS-Verbund. Das BSZ betreibt seit den 1990er Jahren im Auftrag des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst den Verbund MuseumsInformationsSystem (MusIS), in dem neben den staatlichen Museen Baden-Württembergs weitere große und kleine Museen unterschiedlicher Trägerschaft organisiert sind. Zu den Aufgaben des Verbunds gehört es, ein landeseinheitliches System für die wissenschaftliche Dokumentation und die Verwaltung der Sammlungen einzusetzen. Ein wesentliches Ziel ist dabei die Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen und inhaltlich konsistenten Objektdokumentation. Diese Aufgabe beginnt bereits vor den ersten Arbeitsschritten in der Dokumentation mit einer Analyse der Ausgangssituation. Dies setzt sich fort in der Übernahme von Altdaten (Feldkonkordanz, Abgleich von Stammdaten und kontrolliertem Vokabular) in das Dokumentationssystem imdas pro sowie in der laufenden Datenerfassung. Zur Umsetzung dieses Anspruchs setzt das BSZ auf die Vermittlung von Dokumentationswissen und die dokumentarische Beratung im MusIS-Verbund. Ein weiterer zentraler Baustein der Dokumentationsstrategie ist die Bereitstellung und der Einsatz von kontrolliertem Vokabular in Form von Personen- und Institutionsstammdaten, kontrollierte Begriffslisten sowie standardkonforme Thesauri (BSZ-Objektbezeichnungen, BSZ-Material, BSZ-Stilepochen, BSZ-Zeiträume, Gemeindeverzeichnis des Statistischen Bundesamtes). Das Objektdokumentationssystem imdas pro erlaubt es dem BSZ, auf einfache und schnelle Weise, jeder Institution eigene Erfassungsmasken zur Verfügung zu stellen, die sowohl auf der Ebene der zu belegenden Felder als auch auf der Ebene der Masken auf die spezifischen Bedürfnisse der individuellen Institutionen abgestimmt sind. Diese hohe Anpassung der Datenerfassung erfordert den Einsatz von detaillierten, sammlungsspezifischen Schreibanweisungen, bei deren Umsetzung das BSZ praktische Unterstützung bietet. Eine Schreibanweisung definiert das Vorgehen bei der mitunter komplexen Datenübernahme von Karteikarte oder Inventarbuch in die Objektdatenbank und ist notwendig, um Einheitlichkeit und Konsistenz zu erreichen. Denn nur bei einer hohen Homogenität der Datenerfassung über die verschiedenen Mitarbeiter hinweg, kann eine entsprechende Datenqualität und eine erfolgreiche Recherchierbarkeit in der Datenbank gewährleistet werden. Die erreichte Datenqualität bildet eine gute Grundlage für die semantische Verknüpfung mit anderen Datentypen in Kultur-Portalen und somit einen echten Mehrwert.

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Metadaten
Author: Jens M. LillGND, Werner SchweibenzGND
URN:urn:nbn:de:bsz:576-opus-11580
Document Type:Conference Proceeding
Language:English
Date of Publication (online):2014/10/21
Release Date:2014/10/21
Tag:Kontrolliertes Vokabular; MusIS; Museumsvokabular; Normvokabular
collection management system; controlled vocabulary; digital heritage; museum network; object documentation
GND Keyword:Museumsinformationssystem; Museumsdokumentation; Datenqualität; Normdatei; Thesaurus
Source:https://cidoc.mini.icom.museum/archive/past-conferences/2014-dresden/
Catalogue entry:1659383196
Zitierlink:https://swop.bsz-bw.de/1000
Licence (German):License LogoUrheberrechtlich geschützt