Inhalt:
- Kurz(!) zum Projekt Virtuelle Auskunft
- Theorieteil (Allgemeines zur Webapplikation)
- Screenshots mit Erläuterungen (Passiver Teil)
- Aktiver Teil
- Frage abschicken
- Einloggen
- Suchen
- Zur Frage navigieren
- Frage bearbeiten
- Zuweisen an Kollegen
- Weiterleiten an andere Einrichtung
- Zusammenfassung
- Weiteres Vorgehen
Bibliothekarische Dienstleistungen werden mittlerweile wie selbstverständlich auch außerhalb der Bibliotheken am Wissenschaftsarbeitsplatz, von zu Hause, im Fernstudium, oder gar mobil, oft auch jenseits der Öffnungszeiten der Einrichtungen, genutzt. Dadurch entstehen neue Informations- und Beratungsbedürfnisse, denen mit entsprechenden Angeboten, sog. Virtual Reference Services oder Virtuellen Auskunftsdiensten begegnet werden kann. Tausende Bibliotheken weltweit haben sich daher in den letzten Jahren entschlossen, zusätzlich zu ihren Informationsschaltern elektronische Auskunftsdienste über Chat, E-Mail oder das Web anzubieten.
Im deutschsprachigen Raum ist dieser Bedarf erkannt und vom Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) aufgegriffen worden. In enger Kooperation mit der Arbeitsgruppe "Virtuelle Auskunft im SWB" wurde der maßgeschneiderte E-Mail-Anfrage- und Weiterleitungsdienst InfoDesk entwickelt. Mit der Universitätsbibliothek Konstanz, der Bibliothek der HTWG Konstanz, sowie der Saarländischen Universitäts- und Landesbibliothek startete InfoDesk im März 2006 in den Regelbetrieb.
Nach einer kurzen Beschreibung der Grundfunktionen von Virtuellen Auskunftsdiensten wird im Folgenden dargelegt, mit welcher Technologie InfoDesk arbeitet, wie der Geschäftsgang im Alltag des Auskunftsbibliothekars aussieht und welche besonderen Features InfoDesk auszeichnen. Im Anschluss daran wird beschrieben, wie eine Bibliothek, die sich für InfoDesk interessiert, das System testen und auf ihre jeweiligen Organisationserfordernisse anpassen kann. Erste Erfahrungen aus dem Regelbetrieb werden vorgestellt.
Am Ende wird ein Ausblick auf die anstehenden Nutzungsausweitungen gegeben, sowie das partizipative Entwicklungsmodell beschrieben, das den Bibliotheken erlaubt, die technische Weiterentwicklung maßgeblich zu beeinflussen.
1. Auskunft
2. Kommunikation innerhalb und zwischen Einrichtungen
3. Workflowmanagement
Das Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg stellt mit InfoDesk auch für Museen ein nützliches Instrument zur täglichen Arbeit zur Verfügung: InfoDesk bietet die Möglichkeit, einrichtungsspezifische Workflows flexibel, elektronisch zu organisieren. Es ersetzt Laufzettel u.ä. und begleitet gesamte Arbeitsabläufe auch abteilungsübergeifend. So kann jederzeit überprüft werden, an welcher Station sich der Vorgang gerade befindet und welche Person dafür zuständig ist. Die Zusammenarbeit mit den Kollegen wird durch einen abgestimmten Arbeitsablauf erheblich verbessert. Doppelarbeit und Zuständigkeitsprobleme werden vermieden. Neben den Möglichkeiten des Workflowmanagements können mit InfoDesk auch Benutzerfragen strukturiert bearbeitet werden. So bietet sich beispielsweise die Nachnutzung von bereits beantworteten Fragen in Wissensbasen oder FAQ-Listen an. Die Arbeit in der Informationsvermittlung (z.B. im Museumssekretariat) wird im Vergleich zur alleinigen Benutzung von einfachen E-Mail-Clients um ein erhebliches Maß verbessert. Auch wird die Kommunikation innerhalb und zwischen Einrichtungen gefördert. InfoDesk – ein Vielzweck-Tool, das auf individuelle Anforderungen hochflexibel eingehen kann und das ständig, an den Bedürfnissen seiner Nutzer orientiert, vom Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg weiterentwickelt wird.