The ICOM Statutes of 2007 define the museum as an institution that acquires, conserves, researches, communicates, and exhibits the tangible and intangible heritage of humanity. What is missing in this catalogue of tasks – and consequently in the definition – is documentation.
This is important to notice as documentation is what can be called the “missing link” between the museum’s five central assignments. This can be visualized by the following illustration [...]: The diagram shows that documentation is the fundamental task that serves as a foundation for all other assignments to the museum. This fact is quite well-known to the staff responsible for the collection management system. However, it is obviously not in the focus of attention of the other museum departments. Especially when planning personnel and budget for both projects and routine activities, the important role of documentation is often neglected. Consequently, it is essential to reconsider its function and significance for the daily museum work as a cross-sectional task.
A clearly structured collection documentation can be used for many purposes inside and outside the museum. How would museum work look without documentation? The answer is obvious. Gaps in knowledge where ever you look and objects without contextualizing information. As CIDOC rightfully states: “Documentation is essential to all aspects of a museum’s activities. Collections without adequate documentation are not true "museum" collections.”
Während die kooperative Erstellung und Nutzung von Normdaten im Bibliotheksbereich eine lange Tradition aufweist, finden sich in Deutschland im Bereich der Museumsdokumentation solche Bestrebungen verstärkt erst in den letzten 10 oder 15 Jahren.
Der Vortrag geht der Fragestellung nach, warum das so ist und stellt einige Initiativen und kontrollierte Vokabulare vor – unter besonderer Berücksichtigung der Verwendung der GND und anderer Normdaten in den Museen im MusIS-Verbund.
MusIS steht als Abkürzung für MuseumsInformationsSystem – den Kooperationsverbund der staatlichen Museen in Baden-Württemberg. Das MWK hat das BSZ im Herbst 2000 mit der Koordination sowie der inhaltlichen und technischen Konzeption für MusIS beauftragt. Ziel war es, ein landeseinheitliches Museumsinformationssystem für die wissenschaftliche Dokumentation und die Sammlungsverwaltung umzusetzen.
Über den Kreis der staatlichen Museen in Baden-Württemberg hinaus steht der MusIS-Verbund auch anderen Museen beliebiger Trägerschaft und Herkunft offen. Mittlerweile betreut das BSZ die Datenbanken von 13 Museen und Sammlungen sowie von drei kleineren Archiven. Neben technischem Betrieb und Hosting bietet das BSZ eine Reihe weiterer Dienstleistungen im fachlich-dokumentarischen Bereich an wie z.B. Beratung zur Erschließung und Präsentation musealer Sammlungen, First-Level-Support und Schulungen, Unterstützung beim Altdatenimport, Beachtung von Standards und Normvokabular etc.