Die Wirbeltiersammlungen des SMNK sind mit ca. 26.100 Datensätzen zu einem bedeutenden Teil bereits in imdas pro erfasst und über diese Datenbank auch recherchierbar.
Im Zuge der laufenden Vermögensbewertung und verschiedener Sammlungsanfragen stellte sich jedoch heraus, dass zahlreiche Datensätze fehlerhaft sind. Als Hauptfehlerquellen wurden Probleme beim Import von Datensätzen nach imdas pro sowie eine fehlende Qualitätskontrolle beim Neuanlegen von Datensätzen ausfindig gemacht. Das Fehlerspektrum reicht von falschen Angaben zu Eingangsart und Eingangsdatum bis hin zu Doppelinventarisierung und Fantasieeinträgen. Die fehlerhaften Datensätze müssen z.T. aufwändig einzeln geprüft und anhand der existierenden Sammlungskataloge und Karteien sowie anhand von Präparaten, Etiketten und sogar Rechnungen korrigiert werden.
Als Werkzeuge für die Korrektur von Fehleingaben haben sich in imdas pro die Suchen/Ersetzen-Funktion sowie der Einsatz von Massenänderungen bewährt. Um das Risiko von Fehleingaben zu minimieren, werden detaillierte Schreibanweisungen erstellt und die Zugriffsrechte strenger kontrolliert.
Ziel ist es, nach der Bereinigung der Datensätze mit imdas pro ein zuverlässiges Online-Findmittel zur Verfügung zu haben, über das deutlich mehr Feldinhalte recherchierbar sind als für die Vermögensbewertung notwendig ist.
The ICOM Statutes of 2007 define the museum as an institution that acquires, conserves, researches, communicates, and exhibits the tangible and intangible heritage of humanity. What is missing in this catalogue of tasks – and consequently in the definition – is documentation.
This is important to notice as documentation is what can be called the “missing link” between the museum’s five central assignments. This can be visualized by the following illustration [...]: The diagram shows that documentation is the fundamental task that serves as a foundation for all other assignments to the museum. This fact is quite well-known to the staff responsible for the collection management system. However, it is obviously not in the focus of attention of the other museum departments. Especially when planning personnel and budget for both projects and routine activities, the important role of documentation is often neglected. Consequently, it is essential to reconsider its function and significance for the daily museum work as a cross-sectional task.
A clearly structured collection documentation can be used for many purposes inside and outside the museum. How would museum work look without documentation? The answer is obvious. Gaps in knowledge where ever you look and objects without contextualizing information. As CIDOC rightfully states: “Documentation is essential to all aspects of a museum’s activities. Collections without adequate documentation are not true "museum" collections.”
Während die kooperative Erstellung und Nutzung von Normdaten im Bibliotheksbereich eine lange Tradition aufweist, finden sich in Deutschland im Bereich der Museumsdokumentation solche Bestrebungen verstärkt erst in den letzten 10 oder 15 Jahren.
Der Vortrag geht der Fragestellung nach, warum das so ist und stellt einige Initiativen und kontrollierte Vokabulare vor – unter besonderer Berücksichtigung der Verwendung der GND und anderer Normdaten in den Museen im MusIS-Verbund.
MusIS steht als Abkürzung für MuseumsInformationsSystem – den Kooperationsverbund der staatlichen Museen in Baden-Württemberg. Das MWK hat das BSZ im Herbst 2000 mit der Koordination sowie der inhaltlichen und technischen Konzeption für MusIS beauftragt. Ziel war es, ein landeseinheitliches Museumsinformationssystem für die wissenschaftliche Dokumentation und die Sammlungsverwaltung umzusetzen.
Über den Kreis der staatlichen Museen in Baden-Württemberg hinaus steht der MusIS-Verbund auch anderen Museen beliebiger Trägerschaft und Herkunft offen. Mittlerweile betreut das BSZ die Datenbanken von 13 Museen und Sammlungen sowie von drei kleineren Archiven. Neben technischem Betrieb und Hosting bietet das BSZ eine Reihe weiterer Dienstleistungen im fachlich-dokumentarischen Bereich an wie z.B. Beratung zur Erschließung und Präsentation musealer Sammlungen, First-Level-Support und Schulungen, Unterstützung beim Altdatenimport, Beachtung von Standards und Normvokabular etc.
Kurze Textfassung des Vortrags beim 11. MusIS-Nutzertreffen am 10. Mai 2010 in Stuttgart
Seit 1999 existiert die AG Sammlungsmanagement (vormals AG Spectrum) innerhalb der Fachgruppe Dokumentation im Deutschen Museumsbund und tagt ungefähr vierteljährlich. Das MusIS-Team des BSZ ist seit Anfang an aktiv in der Arbeitsgruppe tätig. Ursprüngliches Hauptanliegen der AG war es, ein Handbuch für die Dokumentation und die Sammlungsverwaltung zu entwickeln, das sich an dem britischen Standardwerk "Spectrum" orientiert und Hilfestellung bei der Abwicklung aller mit der Museumssammlung in Zusammenhang stehenden Arbeitsabläufe bietet. Diese ca. 20 Arbeitsabläufe umfassen die Bereiche Eingangsverwaltung, Erfassung, Zustandsüberwachung, Objektverwaltung, Aus- und Abgänge, Nutzung sowie Schäden und Schadensabwehr.
Qualitätsstandards in Museen. Vortrag auf dem 9. MusIS-Nutzertreffen am 2. April 2008 in Stuttgart
(2008)
Drastische Kürzungen der Kulturetats der öffentlichen Hand sind heutzutage keine Ausnahmen, im Gegenteil, sie werden immer mehr zum Regelfall. Dies führt die kulturellen Institutionen im Allgemeinen und die Museen im Besonderen in die Zwangslage, sich zu rechtfertigen, dass die beantragten Mittel auch sinnvoll und effektiv eingesetzt werden. Zudem entsteht die Notwendigkeit, sich von kommerziellen Freizeiteinrichtungen abzusetzen, die sich ebenfalls mit dem Begriff „Museum“ schmücken, aber mit diesen nur den Namen gemein haben. Da der Museumsbegriff nicht geschützt ist, sind klare Definitionen und Leitlinien für die museale Arbeit notwendig.
Der vom Internationalen Museumsbund (International Council of Museums, kurz ICOM) erarbeitete „Code of Ethics“ definiert zwar, was unter einem Museum zu verstehen ist und welche Aufgaben es erbringen soll, lässt aber detaillierte Qualitätskriterien oder gar Handlungsanweisungen für die tägliche Arbeit vermissen. Während in den USA und Großbritannien die Qualifizierung der Museumsarbeit und die Akkreditierung bzw. Registrierung der Museen (die Begriffe werden meist synonym gebraucht) längst eingeführt sind und zu beachtlichen Erfolgen geführt haben, beginnt die Diskussion in Europa erst allmählich. Beispielhaft soll anhand der Niederlande – die sich am britischen System orientieren – aufgezeigt werden, wie ein solcher Akkreditierungs- bzw. Registrierungsprozess abläuft und welche Vorteile sich daraus für die Museen ergeben.